Podpisanie sprawozdania finansowego to jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców po zakończeniu roku obrotowego. Sprawozdanie finansowe, które podlega podpisaniu, stanowi podstawowy dokument rachunkowy, oparty na danych z ewidencji księgowej oraz systemie kont. Przedsiębiorstwa, które muszą przygotować i podpisać sprawozdanie finansowe, to te zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych ze względu na status prawny lub wysokość przychodów. Podpisanie sprawozdania finansowego jest więc kluczowym elementem potwierdzającym prawidłowość danych i zgodność z obowiązującymi przepisami.
Zgodnie z art. 45 ust. 1 Ustawy o rachunkowości jednostka sporządza sprawozdanie finansowe na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego
Co ważne, brak złożenia sprawozdania finansowego niesie za sobą sankcje, które są uregulowane zarówno w Ustawie o rachunkowości, Kodeksie karnym skarbowym, jak i Ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Czy sprawozdanie finansowe musi być podpisane?
Tak. Osoby podpisujące sprawozdanie finansowe muszą podać datę złożenia podpisu. Składając podpis, potwierdzają, że dokument spełnia wymogi określone w Ustawie o rachunkowości.
W przypadku odmowy podpisania sprawozdania konieczne jest sporządzenie pisemnego uzasadnienia i dołączenie go do sprawozdania finansowego. Odmowa złożenia podpisu jest równoznaczna z odmową złożenia oświadczenia o zgodności sprawozdania z przepisami ustawy.
Oświadczenia mogą być składane w formie papierowej z własnoręcznym podpisem. W takiej sytuacji osoba podpisująca sprawozdanie ma obowiązek zapewnić wykonanie elektronicznych kopii tych dokumentów.
Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się je:
- podpisem kwalifikowanym,
- podpisem zaufanym,
- podpisem osobistym.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Obowiązek podpisania sprawozdania finansowego spoczywa na:
- osobie odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- kierowniku jednostki.
Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpis musi złożyć:
- każdy członek tego organu,
albo
- co najmniej jedna osoba z tego organu – pod warunkiem, że pozostałe osoby wcześniej złożą oświadczenia, iż sprawozdanie spełnia wymogi ustawy albo złożą odmowę wraz z uzasadnieniem.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe podpisem kwalifikowanym?
Podpis kwalifikowany to zaawansowana forma podpisu elektronicznego o takiej samej mocy prawnej jak podpis własnoręczny. Przypisuje się go do konkretnej osoby i zabezpiecza certyfikatem wydanym przez kwalifikowanego dostawcę. Tylko osoba, której dane widnieją w certyfikacie, może z niego korzystać.
Podpis kwalifikowany wymaga opłaty i można go kupić u jednego z certyfikowanych dostawców. Aktualną listę dostawców publikuje Narodowe Centrum Certyfikacji na swojej stronie internetowej.
Od 2018 roku przedsiębiorcy składają sprawozdania finansowe do KRS tylko elektronicznie. Dokument musi mieć strukturę logiczną, zgodną z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Należy przygotować go w formacie XML, który można edytować w dowolnym edytorze tekstu. Najczęściej jednak system księgowy generuje taki plik automatycznie.
Gotowe sprawozdanie w formacie XML należy podpisać podpisem kwalifikowanym przy użyciu zewnętrznego oprogramowania – zazwyczaj dołączonego do zestawu z podpisem. Po podpisaniu dokumentu można go przesłać do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym?
Podpis zaufany to narzędzie przypisane do konkretnego numeru PESEL, które potwierdza tożsamość użytkownika i może być wykorzystywane wyłącznie w kontaktach z administracją publiczną. Profil zaufany jest całkowicie bezpłatny i ważny przez 3 lata – po upływie tego okresu można bezpłatnie przedłużyć jego ważność.
Sprawozdanie finansowe można podpisać przy użyciu podpisu zaufanego (dawniej nazywanego podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP), o ile korzystamy z aplikacji zintegrowanej z Profilem Zaufanym. W takich systemach, jak np. e-Sprawozdania finansowe, dostępny jest przycisk przekierowujący użytkownika do usługi podpisu.
Jeśli jednostka nie ma takiej aplikacji, może użyć darmowego narzędzia na portalu obywatel.gov.pl – „Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany”. Ta usługa pozwala na złożenie podpisu zaufanego pod dokumentem, także przez kilka osób. Umożliwia także weryfikację podpisu, czyli sprawdzenie, kto podpisał dokument i czy podpisy są ważne.
Jak już zostało wspomniane, aby podpisać sprawozdanie finansowe, należy najpierw przygotować je w formacie XML.
W przypadku zarządu wieloosobowego dokument podpisuje każda z osób – po kolei, przekazując dokument do kolejnego podpisu. Proces należy powtórzyć, aż podpisy złożą wszyscy członkowie zarządu.
Podpisanie sprawozdania finansowego przez cudzoziemca
Tylko osoby, których PESEL widnieje w Krajowym Rejestrze Sądowym, mogą przesyłać sprawozdania finansowe drogą elektroniczną. Co jednak w sytuacji, gdy w zarządzie spółki zasiada cudzoziemiec bez nadanego numeru PESEL?
Dla takich przypadków przewidziano rozwiązanie ułatwiające złożenie e-sprawozdania. Spółka może przesłać sprawozdanie przez portal ekrs.ms.gov.pl/s24/, korzystając z formularza KRS-Z30. Wymaga to jednak posiadania podpisu kwalifikowanego.
Cudzoziemiec bez numeru PESEL może wyrobić podpis kwalifikowany na takich samych zasadach jak obywatel Polski. Musi okazać ważny paszport lub dowód tożsamości, a po pozytywnej weryfikacji uzyskuje możliwość podpisywania e-sprawozdań oraz innych dokumentów elektronicznych.
Po założeniu konta na portalu S24 wystarczy wypełnić formularz i dołączyć wymagane skany dokumentów.
Co ważne, portal nie umożliwia podpisywania dokumentów za pomocą profilu e-PUAP, ponieważ wymaga on podania numeru PESEL, którego w tym przypadku wnioskodawca nie posiada. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu.
Procedura podpisania sprawozdania finansowego przez cudzoziemca jest w pełni bezpłatna i przebiega następująco:
Krok 1: Podpis kwalifikowany dla cudzoziemca
Cudzoziemiec, który nie ma numeru PESEL, musi uzyskać podpis kwalifikowany. Jest on wydawany przez certyfikowanych dostawców w Polsce i Europie na podstawie ważnego paszportu lub innego dokumentu tożsamości. Podpis kwalifikowany ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny.
Krok 2: Podpisanie pliku XML
Po wygenerowaniu sprawozdania w formacie .xml, zagraniczny członek zarządu podpisuje ten plik swoim nowym podpisem kwalifikowanym, używając do tego dedykowanego oprogramowania.
Krok 3: Złożenie sprawozdania do RDF przez osobę z numerem PESEL
To kluczowy etap. Podpisany plik musi zostać złożony w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), dostępnym na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości (ekrs.ms.gov.pl). Zgłoszenia tego musi dokonać osoba, która może zalogować się do systemu RDF, czyli posiadająca numer PESEL (i Profil Zaufany) lub polski podpis kwalifikowany. W praktyce może to być:
- inny członek zarządu posiadający numer PESEL ,
- prokurent,
- lub profesjonalny pełnomocnik (adwokat, radca prawny), który w imieniu spółki dokona zgłoszenia.
Kolejność podpisywania – co pierwsze profil zaufany a kiedy podpis kwalifikowany
Przepisy nie narzucają, jaki rodzaj podpisu powinien wybrać przedsiębiorca do podpisania sprawozdania finansowego.
W praktyce ważne jest, aby wiedzieć, jak postępować, gdy niektóre osoby w zarządzie korzystają z profilu zaufanego, a inne z podpisu kwalifikowanego.
W takiej sytuacji należy zachować odpowiednią kolejność – najpierw podpisują osoby posługujące się profilem zaufanym, dopiero potem te z podpisem kwalifikowanym.
Dlaczego? Kolejność ta wynika z faktu, że podpis kwalifikowany w przeciwieństwie do podpisu zaufanego uniemożliwia dalszą ingerencję w strukturę dokumentu.
W związku z powyższym, aby uniknąć błędów i negatywnej weryfikacji dokumentu, członkowie zarządu powinni wcześniej ustalić kolejność składania podpisów na e-sprawozdaniu.
Jeden plik sprawozdania czy kilka?
Sprawozdanie finansowe trzeba przygotować jako jeden plik XML, zawierający wszystkie elementy: bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową (obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia) oraz, jeśli dotyczy, zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych.
Nie należy rozdzielać tych dokumentów na osobne pliki – system Krajowego Rejestru Sądowego odrzuci nieprawidłowo złożony plik.
Różnica w dacie podpisu sprawozdania finansowego
Data sporządzenia sprawozdania finansowego może różnić się od daty jego podpisania przez kierownika jednostki. W pliku XML sprawozdania istnieje pole, w którym wpisuje się datę sporządzenia dokumentu.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, data ta stanowi oświadczenie wiedzy jednostki o stanie majątkowym i finansowym na dzień bilansowy, potwierdzone na dzień sporządzenia sprawozdania. Zazwyczaj to osoba prowadząca księgi rachunkowe ustala tę datę, ujmując wszystkie znane zdarzenia mające wpływ na sprawozdanie.
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, sprawozdanie należy sporządzić nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego – np. do 31 marca kolejnego roku, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.
Podpisanie sprawozdania może nastąpić w różnym czasie – np. ze względu na dostępność członków organu kierującego jednostką – jednak również musi odbyć się w ustawowym terminie. Formalnie za datę faktycznego sporządzenia sprawozdania uznaje się datę złożenia pod nim ostatniego wymaganego podpisu.
Sprawozdanie nie jest kompletne, jeśli nie podpisały go wszystkie osoby uprawnione do tego w terminie przewidzianym prawem.
Podpisanie sprawozdania finansowego – podsumowanie
Podpisanie sprawozdania finansowego to obowiązek, który wymaga nie tylko dochowania ustawowych terminów, ale również zachowania odpowiedniej formy i kolejności działań. Dokument musi zostać sporządzony w formacie XML, podpisany elektronicznie i złożony w KRS. Niezależnie od tego, czy członkowie zarządu korzystają z podpisu kwalifikowanego czy profilu zaufanego – każdy z nich musi zatwierdzić dokument zgodnie z przyjętymi zasadami.
Informuję, iż opublikowany artykuł nie stanowi porady prawnej i nie powinien być tak traktowany. Informacje mają charakter ogólny i pomocny w zrozumieniu przepisów, ale nie zastępują profesjonalnej porady prawnej, która wymaga analizy konkretnego przypadku.
