Sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie rocznego sprawozdania finansowego to jedne z podstawowych obowiązków każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe. Przepisy prawa wyznaczają konkretne terminy dla poszczególnych etapów tego procesu, a brak sprawozdania finansowego w terminie może skutkować dotkliwymi konsekwencjami — zarówno dla samej spółki, jak i dla członków jej zarządu. Niezatwierdzenie sprawozdania lub niezłożenie go do odpowiedniego rejestru w terminie to uchybienia, które mogą prowadzić do odpowiedzialności karnej, finansowej oraz rejestrowej. Jakich terminów trzeba się trzymać? Jakie kary grożą za brak sprawozdania finansowego? Co robić, gdy nie udaje się zatwierdzić sprawozdania finansowego w terminie?
Kto musi składać sprawozdanie finansowe?
Obowiązek składania sprawozdań finansowych w Polsce dotyczy przede wszystkim jednostek prowadzących księgi rachunkowe (pełną księgowość). Zgodnie z ustawą o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591 z późn. zm.), sprawozdanie finansowe muszą składać m.in.:
- Spółki handlowe (osobowe i kapitałowe) – spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółki akcyjne (S.A.), spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne, spółki jawne, jeśli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy przekroczyły równowartość 2 mln euro.
- Osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne i partnerskie – prowadzące działalność gospodarczą, jeśli ich przychody netto przekroczyły równowartość 2 mln euro – wówczas mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, a co za tym idzie – sporządzania sprawozdania finansowego.
- Fundacje i stowarzyszenia – jeśli prowadzą działalność gospodarczą lub są zobowiązane prowadzić pełną księgowość (np. ze względu na otrzymywane dotacje lub wielkość przychodów).
- Jednostki sektora finansów publicznych – takie jak uczelnie publiczne, instytuty badawcze, szpitale publiczne itp.
- Oddziały i przedstawicielstwa zagranicznych przedsiębiorców – które prowadzą działalność na terenie Polski i mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.
- Inne jednostki prowadzące księgi rachunkowe dobrowolnie – nawet jeśli nie przekroczyły limitu 2 mln euro – jeśli wybrały pełną księgowość, również mają obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego.
Składa się je do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub do Szefa KAS – w zależności od rodzaju jednostki.
Do kiedy sprawozdanie finansowe?
Spółki działające w Polsce muszą przestrzegać ściśle określonych terminów związanych z przygotowaniem i złożeniem rocznego sprawozdania finansowego. Dla podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, kluczowe są trzy daty:
31 marca – sporządzenie sprawozdania finansowego
To ostateczny termin na przygotowanie sprawozdania. Spółki mają trzy miesiące od zakończenia roku obrotowego (czyli od 31 grudnia) na jego sporządzenie. Oznacza to, że sprawozdanie za rok 2024 musiało być przygotowane do 31 marca 2025.
30 czerwca – zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Zatwierdzenie sprawozdania (np. przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy) musi nastąpić w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku roku obrotowego pokrywającego się z kalendarzowym, zatwierdzenie za 2024 rok powinno nastąpić najpóźniej do 30 czerwca 2025.
15 lipca – złożenie zatwierdzonego sprawozdania
Po zatwierdzeniu sprawozdania, jednostka ma 15 dni na jego złożenie do odpowiedniego rejestru (np. KRS – dla spółek zarejestrowanych w rejestrze przedsiębiorców). Dla sprawozdań za rok 2024 termin ten upływa 15 lipca 2025.
Brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego
Mimo sporządzenia sprawozdania finansowego w terminie nie zawsze może ono zostać zatwierdzone na czas. Zdarza się bowiem i tak, że zebranie organu odpowiedzialnego za zatwierdzenie sprawozdania finansowego (np. zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy) nie odbyło się lub nie było kworum, a przez to sprawozdanie nie zostało zatwierdzone.
Brak sprawozdania finansowego, które zostało zatwierdzone, nie uniemożliwia jego złożenia. Zarząd powinien mimo wszystko złożyć sprawozdanie finansowe do KRS, nawet jeśli nie zostało ono zatwierdzone. Wraz z nim należy dołączyć oświadczenie zarządu, w którym wskazuje się, dlaczego nie dołączono uchwał zatwierdzających (np. brak kworum, nieodbyte zgromadzenie). Pozwala to zarządowi dopełnić obowiązków sprawozdawczych i uniknąć odpowiedzialności za opóźnienia lub zaniechania.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego po terminie
Brak sprawozdania finansowego w terminie nie oznacza, że w ogóle nie zostanie ono zatwierdzone. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że zgromadzenie jednak w końcu się odbędzie i finalnie zatwierdzi sprawozdanie finansowe. Jeśli tak się stanie zarząd, powinien ponownie złożyć to samo sprawozdanie finansowe oraz dołączyć brakujące uchwały i dokumenty (np. uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania, podziale zysku/straty itp.)
Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego
Nierzadko zdarza się również sytuacja, że wspólnicy lub akcjonariusze odmawiają zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Może to wynikać np. z konfliktu w spółce – np. napięcia na linii zarząd – wspólnicy/akcjonariusze, brak porozumienia co do wyników lub kierunku działania spółki.
Taka sytuacja nie zwalnia zarządu z obowiązków sprawozdawczych – wręcz przeciwnie, wymaga podjęcia konkretnych kroków. Zarząd powinien mimo wszystko złożyć niezatwierdzone sprawozdanie, dołączając oświadczenie z podaniem przyczyny braku zatwierdzenia (np. brak zgody wspólników). Takie działanie chroni zarząd przed odpowiedzialnością i pokazuje, że dopełnił obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.
Kara za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie
Sporządzenie i złożenie rocznego sprawozdania finansowego to nie tylko obowiązek wynikający z ustawy o rachunkowości, ale także element transparentności działalności każdej firmy. Niedopełnienie tego obowiązku, czy to przez przeoczenie, zaniedbanie, czy celowe działanie, może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla spółki oraz jej zarządu. Brak sprawozdania finansowego w KRS lub KAS to przestępstwo gospodarcze.
Kara grzywny za przestępstwo skarbowe
Zgodnie z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom nie składa sprawozdania finansowego w terminie, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności do 2 lat. Grzywna może wynieść od 10 do 540 stawek dziennych (wysokość jednej stawki dziennej wynosi od 10 do 2000 zł). Warto pamiętać o tym, że stawkę dzienną ustala sąd, biorąc pod uwagę sytuację majątkową, dochody, stosunki rodzinne i osobiste.
Kara za wykroczenie skarbowe
Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie może skutkować nie tylko sankcjami administracyjnymi i rejestrowymi, ale również odpowiedzialnością karnoskarbową, uregulowaną w przepisach Kodeksu karnego skarbowego.
Podstawą prawną jest art. 80b Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z nim, kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje sprawozdania finansowego właściwemu organowi podatkowemu (czyli Szefowi KAS), podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Grzywna za tego rodzaju wykroczenie mieści się w przedziale od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym okresie.
Dla przykładu:
Przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym 4 242 zł (na rok 2025),
kara może wynosić:
§ od 424 zł (1/10 minimalnego wynagrodzenia),
§ do 84 840 zł (20-krotność minimalnego wynagrodzenia).
Co ważne, kara ta może zostać nałożona niezależnie od postępowań prowadzonych przez KRS, a postępowanie w sprawie wykroczenia skarbowego może być wszczęte nawet bez uprzedniego wezwania do złożenia sprawozdania.
Postępowanie przymuszające ze strony KRS
Sąd rejestrowy zauważywszy na brak sprawozdania finansowego w spółce, może wszcząć tzw. postępowanie przymuszające, które może obejmować wezwanie do złożenia sprawozdania pod rygorem grzywny, nałożenie grzywny na członków zarządu .
Rozwiązanie podmiotu z urzędu
W skrajnych przypadkach sąd może zdecydować nawet o rozwiązaniu spółki i wykreśleniu jej z rejestru.
Czy można uchylić się od kary lub uchylić nałożone już kary za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?
Można. Podatnik może złożyć tzw. „czynny żal”. Jeśli w spółce, którą zarządzasz, masz problem z zatwierdzeniem lub prawidłowym złożeniem sprawozdania finansowego, zgłoś się o pomoc do specjalisty.
Informuję, iż opublikowany artykuł nie stanowi porady prawnej i nie powinien być tak traktowany. Informacje mają charakter ogólny i pomocny w zrozumieniu przepisów, ale nie zastępują profesjonalnej porady prawnej, która wymaga analizy konkretnego przypadku.
